Walter von Koskull,

02.09.2020

Facility Management

Computer Aided Facility Management umfasst heute alle wichtigen Bereiche der Gebäudebewirtschaftung. Integrierte Software spart Zeit, Aufwand und Kosten. Der Trend geht dabei zu zertifizierten Programmen und Web-basierten Systemen – mit Outsourcing. Die vollständige BIM-Integration steht vor der Tür.

Wenn sich die Terrassentür nicht mehr schließen lässt …

… dann ist das gerade in der kalten Jahreszeit schon ein ernstes Problem. In der kleinen Hausgemeinschaft, in der ich wohne, ist in diesem Fall ein Anruf bei der Verwaltung erforderlich, die dann eine Reparaturfirma, anruft, zur Beauftragung, die dann wieder mich anruft, zur Terminvereinbarung. Die Rechnung geht wieder an die Hausverwaltung und von dort wieder in die Abrechnung – nach der persönlichen Belegprüfung durch die Beiräte, versteht sich. Für eine vergleichsweise kleine Reparatur braucht man vergleichsweise viel Manpower.

Dass das in größerem Maßstab, bei Gewerbeimmobilien, auch einfacher geht, haben die meisten Facility-Manager inzwischen erkannt. Mit mehr oder weniger integrierten Software-Lösungen wird versucht, gängige Verwaltungsprozesse digital abzubilden. Nicht jede auf dem Markt befindliche Software kann allerdings den Anforderungen des zeitgemäßen Facility-Managements gerecht werden. Der Branchenverband GEFMA (German Facility Management Association) hat daher mit der Norm GEFMA 444 ein Zertifizierungsverfahren speziell für CAFM-Programme entwickelt.

In insgesamt 17 Kriterienkatalogen beurteilt die GEFMA 444 die Software. Neben einem Basiskatalog geht es dabei um Flächen-, Instandhaltungs-, Inventar- und Reinigungsmanagement, Raum- und Asset-Reservierung, Schließanlagen-, Umzugs- und Vermietungsmanagement, Energiecontrolling, Sicherheit und Arbeitsschutz, Umweltschutzmanagement, Help- und Service-Desk, Budgetmanagement und Kostenverfolgung, BIM-Datenverarbeitung, Workplace Management und Vertragsmanagement. 22 Produkte haben die begehrte GEFMA-444-Zertifizierung bereits erhalten.

Für die Zukunft stehen auch bei CAFM-Software die Zeichen klar auf Vernetzung und Integration. Dann können zum Beispiel sogar Geometriedaten aus der BIM-Planung (Building Information Modeling) einfließen und die Gebäudeautomation mit einbezogen werden, so dass schließlich ein stringentes System entsteht, das den gesamten Gebäude-Lebenszyklus mit einbezieht: von der Planung über den Bau bis hin zur Bewirtschaftung und Entsorgung.

Wenn CAFM konsequent eingesetzt wird ...

…dann sind die Einsparpotenziale hoch. Zeitgemäße Systeme vermeiden Medienbrüche, jeder Vorgang wird, einmal erfasst, stringent im System weitergeleitet. Die integrierte Datenbank ermöglicht jederzeit einen Gesamtüberblick. Der erhobene Datenbestand muss natürlich gegen Hacker abgesichert werden, dazu gibt es monatliche Updates. Backup- und Recovery-Szenarien müssen bereitstehen – denn bei einem Komplettausfall des Systems läuft in der Hausverwaltung logischerweise gar nichts mehr.

Für betriebssichere Systeme läuft das Geschäft allerdings nicht schlecht: Zwei Drittel der Anbieter prognostizieren in einer GEFMA-Umfrage ein Marktwachstum zwischen 5 und 15 Prozent. Jedoch ist noch viel veraltete Software in Betrieb. 68 Prozent aller befragten Anwender nutzen ihr Erstsystem und zeigen eine geringe Wechselbereitschaft¹. Wer schon einmal eine größere Software-Umstellung in seinem Unternehmen durchgeführt hat, kann dies durchaus nachvollziehen: Neue Programme und neue Prozesse funktionieren in den wenigsten Fällen von Anfang an reibungslos.

Eine komplette CAFM-Infrastruktur …

… kann man sich als Gebäudebetreiber natürlich selbst zulegen. Man kann die nicht ganz billige zertifizierte Software erwerben, seine Mitarbeiter entsprechend weiterbilden und das System selbst permanent warten und sichern …

… muss man aber nicht. Denn gerade im Zeitalter kostensparender, aber auch komplexer und in der Anschaffung nicht gerade billiger Software-Pakete ist ein Outsourcing des Facility Managements attraktiver denn je. CAFM entfaltet seine Vorzüge vor allem bei großer Auslastung. Hier entstehen auch bei uns große Kostenvorteile, die wir an unsere Kunden weitergeben, so dass unterm Strich eine Win-win-Situation entsteht.

Wer auf Outsourcing setzt, statt auf das eigene System im Haus, der bleibt aber keineswegs außen vor: Wir bei Caverion setzen auf offene, cloud-basierende Software. Unsere Kunden können sich über ein Internet-Portal jederzeit einloggen und auf intuitiv nutzbaren Benutzeroberflächen umfassende Einblicke in ihre Betriebsdaten gewinnen.

Man kann sich sozusagen selbst beim Sparen zusehen.